オートコール画面操作ガイド

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　オートコール画面操作ガイド

オートコール開始までの手順

オートコールを開始するまで、下記の手順で作業を行っています。

この手順に従って、オートコールの画面操作を解説致します。

①コールフローの作成: ↓

②キャンペーンを登録

キャンペーンの変更

↓

③スケジュールを登録: ↓

④メール送信情報を登録: ↓

⑤電話帳データを絞り込み

電話帳絞込みデータの削除

↓

⑥テストコール開始: ↓

⑦オートコール開始

↓

⑧オートコールの結果を分析: オートコールシステムに関するFAQ

① コールフローの作成: 別紙「コールフロー作成手順」を参照してください。

② キャンペーンを登録

キャンペーンは「地域」「時期」「商品」等、オートコールを発信する単位のことで、電話帳データを絞り込んで登録し、オートコール結果の分析をする単位になります。

画面左のメニューから「キャンペーンメンテ」を選択し下記画面を開きます。新規でキャンペーンを登録する場合は下の欄、既に登録済みキャンペーンの発信区分の変更を行う場合は、上の欄に入力します。なお、一度登録したキャンペーンの名称は変更できません。

発信区分：: 「発信対象」にすると、後に出てくる「オートコール開始」画面のキャンペーン一覧に表示され、そのキャンペーンのオートコールが行えます。「対象外」にすると、「オートコール開始」画面のキャンペーン一覧に表示されないので、そのキャンペーンのオートコールは行えません。

電話帳データの削除については、下記の２通りの削除方法があります
1. 選択したキャンペーンで絞り込んだ郵便番号を指定して削除する方法
2. 指定したキャンペーンで絞り込んだ郵便番号を指定し、１件ごとに電話番号データを指定して削除する方法
  
  1）は、キャンペーンメンテ画面の「キャンペーンの電話帳データ削除」で削除を行うキャンペーンを選択します。そのキャンペーンで絞り込んだ郵便番号、地域名が表示されますので、削除したい地域のチェックボックスをONにして「削除実行」ボタンを押します。
  
  2）は、キャンペーンメンテ画面の「キャンペーンの電話帳データ削除」で削除を行うキャンペーンを選択します。そのキャンペーンで絞り込んだ郵便番号、地域名が表示されますので、削除したい地域をクリックすると電話番号データ削除画面が開きます。電話番号データ削除画面で削除を行う電話番号の削除をチェックし、画面下の「削除実行」ボタンを押します。削除を取り消す場合は削除取消をチェックしてください。１画面に表示する件数は５０件です。５１件以降は次ページを押すと表示されます。なお、削除チェック及び削除取消チェックは次ページを押しても記憶されますので、「削除実行ボタン」は全てのデータのチェックを終えた時点で最後に１回押すだけで結構です。

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②－1 キャンペーンの変更

登録したキャンペーンの変更は下記画面で行います。画面左のメニューの、キャンペーン登録を選択してください。

キャンペーン	登録されているキャンペーンが表示されます
発信区分	発信対象：オートコール発信を行います対象外：オートコール発信を行いません。これを選択するとオートコール開始画面のキャンペーン選択に表示されません

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③ スケジュールを登録

スケジュールは、何時～何時までオートコールを発信するか、或いは停止するかのことです。

キャンペーン毎に、曜日別及び日付別の２つのスケジュールを登録できます。

曜日別スケジュール	曜日別のスケジュールを登録します。全てのキャンペーンで基本となるスケジュールので、必ず登録を行います。
日別スケジュール	指定した日だけ、曜日別とは違うスケジュールを組みたい場合に登録を行います。必要な場合だけ、登録を行います。

曜日別スケジュールの登録は上の欄で行います。

キャンペーンを選択すると初期値９：００～２１：００で表示されます。適宜変更してください。

その曜日はオートコールを行わない（停止する）場合は、右の停止チェックBOXにチェックをつけてください。上記例では、日曜日と土曜日はオートコールを行いません。入力後、画面下の「登録」ボタンを押してください。登録が完了します。「登録ボタン」が押されるまでは、一切の入力/変更は確定されませんのでご注意下さい。
日付別スケジュールの登録は、画面の下の欄で行います。

入力後、画面下の「登録」ボタンを押してください。登録が完了します。「登録ボタン」が押されるまでは、一切の入力／変更は確定されませんので、ご注意ください。

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④ メール送信情報を登録

コールフローで、メール送信を行う設定をすると、下記画面の内容に従ってメールが送信され、リアルタイムに見込み客を知ることができます。

SMTP	普段お使いのメールソフトで使われているSMTPのアドレスです
SMTP_DOMAIN	普段お使いのメールソフトで使われているSMTPのアドレスです
FROM メールアドレス	送信者のメールアドレスを登録します
メールアドレス	通知メールを受け取りたい人のメールアドレスを登録します。複数人に送りたい場合は、“，”で区切って登録してください
件名	通知メールの件名のことです
本文	通知メールの本文のことです。通知メールを受け取った人に、件名+本文を使って、オートコールシステムからの通知メールであることが分かるようにします

実際に通知されるメールの内容の例です

見込み客の通知メールテスト

〒2240007　神奈川県川崎市中原区新丸子1　車　寅次郎　044-411-0971

時間： 2004/06/11 14:54:03
1. 電話に出た方の確認
  
  ＝＝＞1 ：奥様
2. 知っているか
  
  ＝＝＞2 ：知っている
3. 資料請求
  
  ＝＝＞3 ：ほしい
4. 録音の確認
  
  ＝＝＞4 ： OK

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⑤ 電話帳データを絞り込み

画面左のメニューから「電話帳絞込み」を選択し、下記画面を開きます。都道府県選択を画面が表示されています。

地域、または都道府県を選択します。例で、神奈川県を選択します。

五十音順に市区町村が並びます。例で川崎市中原区を選択します。

選択した市区町村の電話帳データが、郵便番号単位にカウントされています。郵便番号単位でチェックをつけ、画面上段の「上記を含む」「上記を含まない」を選択し「抽出開始」ボタンを押してください。なお、虫眼鏡アイコン（地図）は電子地図と連動していますので、絞込みの参考にしてください。

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⑤－1 電話帳絞込データの削除

電話帳絞込みで、誤って選択してしまった電話帳データを削除することができます。画面左のキャンペーン登録を選択し、キャンペーンメンテ画面を開きます。

次に、電話帳データを削除したいキャンペーンを選択してください。そのキャンペーンに登録された電話帳データが郵便番号の単位でカウントされ表示されます。削除した郵便番号の削除チェックＢＯＸを選択し、削除実行ボタンを押してください。

なお、既にオートコール発信済みのデータでも削除されますので、削除の際は慎重に操作してください。一度削除したデータは元に戻りません。

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⑥ テストコール開始

画面左のメニューから「オートコール開始」を選択し、下記画面を開きます。

電話番号の入力欄にテスト発信を行いたい電話番号を入力し「発信」ボタンでテストコールを開始します。実際に電話がかかってくるまで１５秒程時間がかかりますので、しばらくお待ちください。なお、１分程待っても電話がかかってこない場合は、オートコール開始画面で「★★★コールフローテスト用」キャンペーンにポートを割り当て済みであるか、ポート状況確認画面で発信可になっているか確認してください。

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⑦ オートコール開始

画面左のメニューから「オートコール開始」を選択し、下記画面を開きます。（下記画面は１２回線仕様です。４回線仕様は使用ポートＮｏの数が異なります）

オートコールを行う「キャンペーン」及び「フローＩＤ」を選択し、使用ポートＮｏからオートコールを行うポートを選択し、右の「発信」ボタンを押すとコールが開始されます。「前回　話し中及び不在（応答なし）を含まる」にチェックをつけると、話し中や応答なしの状態で積み残っている電話番号に、再度オートコールを行います。

なお、画面上段の「ポート状況確認」を選択すると下記画面が開き、ポート別の仕様状況が確認できます。

ポートの使用状況は、そのポートの最終のオートコール結果が日付とともに表示されます。エラーがあった場合は、上記例のように赤字で表示されます。

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⑦-1　個人別明細帳票

個人別のコール結果が分かる帳票です。

この帳票で、見込み客または質問に答えて頂いたお客様を識別し、営業活動へとつなげます。画面の「ダウンロード」ボタンを押すと、CSVデータがサーバからダウンロードすることができます。

画面上段がキャンペーンの総数、下段が明細です
画面上段の説明	コール期間	開始及び終了の日時です。日付指定をした場合は、指定日付の開始及び終了の日付です
	絞込件数	電話帳絞込で登録したデータ件数です
	コール待ち件数	オートコールをまた行っていない、発信待ちのデータ件数です
	相手先応答あり	お客様が電話を取り、通話可能になった件数です
	相手先応答なしの為切断	電話を取って頂けなく、タイムアウトになった件数です
	話中（ビジー）の為切断	話中により通話できなかった件数です
画面下段の説明	明細出力パターン	「全て」、「見込み客のみ」、「質問に答えた人すべて」の内から選択します「全て」は「質問に答えた人すべて」+相手先応答なしの為切断+話中により切断+オートコール待ちのデータが出力されます「見込み客のみ」は、コールフローで見込み客フラグを ON にした回答をした人だけが出力されます「質問に答えた人すべて」は、「見込み客のみ」+質問に答えた人が出力されます
	コール結果	「見込み客」、「質問に答えた」、「応答した」、「コール待ち」、「回線障害」が表示されます
	〒/住所/氏名/電話番号	左のとおり
	開始日時/終了日時	左のとおり
	見込	コールフローで見込フラグ ON にした質問に対する回答の場合、●を表示します
	No.	コールフローのアンケート番号（enquete_no）のことです
	質問	コールフローのアンケート概要（enquete_text）のことです。コールフローのPROC_MODEがTTS_EXITまたはPLAY_EXITの行のデータが対象です
	回答	コールフローのアンケート概要（enquete_text）のことです。コールフローのPROC_MODEがIFの行のデータが対象になります
	備考	コールフローの備考（note）を表示します

下記が帳票出力パターン「見込み客のみ」の場合です
下記が帳票出力パターン「質問に答えた人すべて」です

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⑦-2　コール結果別分析帳票

日別、時間帯別のコール結果を表示します。時間はコールを開始した時間のことです。

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⑦-3　フロー別分析帳票

日別、時間帯別に、コールフローのどこで通話が終わっているかを集計したものです。コールフローの新規作成や見直し等にご参考ください。時間はコールを開始した時間のことです。

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⑧ オートコールの結果を分析

画面左のメニューから「オートコール分析」を選択し、下記画面を開きます。

分析帳票を見たいキャンペーンの「開始」ボタンを押します。選択したキャンペーンのコール結果が、コール開始日の単位で表示されます。（日付未設定）と表示されるのは、オートコール待ち（まだオートコールを行っていない）データのことです。

日別と全てのデータを見ることができます。全てのデータは、全件の段にあるボタンで選択します。

この画面で、オートコール結果の詳細／コール結果別／フロー別の帳票が表示されます。まず、帳票別に解説します。

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F A Q

オートコールシステムの画面が見れませんが、どうすればよいですか？

弊社オートコールシステムは、インターネットを見るブラウザを使って画面を開きます。サーバのIPアドレスを確認してブラウザのアドレスバーにURLを入力してください。
オートコール開始画面でキャンペーン、フローID、ポートを選択して開始ボタンを押しましたが、オートコール発信がされていないようです。何故ですか？
- スケジュール登録はされていますか。また開始／終了時間や停止も確認してください。（③スケジュールを登録を参照ください）
- 回線障害が発生していませんか。⑦オートコール開始を参照し、ポート状況確認画面で確認してください。
- 電話回線の状況が変わっていないですか。オートコールサーバの裏にある電話線を抜いて、一般の電話機に接続しNTTの時報等外線発信ができるか確認してください。確認後にオートコールサーバに電話線を戻すのを忘れないで下さい。
現在オートコール発信をしているか、どこを見れば分かりますか？
- ポート状況確認画面で確認できます（⑦オートコール開始を参照下さい）
オートコール発信を停止したい場合は、どうすればよいですか？
- 即時停止したい場合は、オートコール発信画面の「停止」ボタンを押すと即時停止します（⑦オートコール開始を参照ください）。正確には現在オートコール中のお客様に対しては最後までアナウンスを行い、次のお客様の電話番号を取りに行くタイミングで停止します。そのため若干のタイムラグは発生します。なお、この方法で停止を行うと、再度発信を行うまではオートコール発信は行われません。
- スケジュール機能で停止を行います。（③スケジュールを登録を参照ください）
オートコール分析帳票で、最後まで聞いて頂いたお客様が見込み客として表示されませんが、どうしてですか？
- コールフローで見込みフラグがONになっている回答をしたお客様を見込み客として表示しています。個人別明細帳票に表示された質問／回答と、コールフローの見込みフラグを確認してください。
キャンペーンを登録したのに、オートコール開始画面のキャンペーン選択に表示されません
- 登録したキャンペーンの発信区分が「対象外」になっていると思います。キャンペーン登録画面で登録したキャンペーンの発信区分を確認してください。

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